O tema da digitalização está em alta no mercado e muito se fala da importância disso para a competitividade. É certo que sua prática gera muitos benefícios para as empresas quando aplicada de forma estratégica e planejada. Para garantir essas duas aplicações, podemos seguir as seguintes etapas, com o apoio de uma consultoria em melhoria de processos:
- Ter metas estratégicas bem definidas
Conhecer, ou até em alguns casos, estabelecer a estratégia da organização é importante para tomar decisões assertivas e investir na digitalização de ações que contribuam para o atingimento das metas. Uma consultoria em processos gerenciais pode auxiliar na definição e alinhamento dessas metas.
- Avaliar de forma macro a empresa/área
Conhecendo a estratégia da empresa, o próximo passo é avaliar como estão os resultados, processos e produtos. Eles estão adequados à estratégia e às expectativas do cliente? Uma consultoria de processos organizacionais pode auxiliar nessa avaliação, identificando pontos de melhoria e oportunidades de otimização.
- Definir quais são os gargalos e fragilidades
A partir da análise crítica, conseguimos entender quais são as áreas, produtos e processos que precisam ser priorizados. Assim, damos atenção primeiro aos gargalos mais críticos dos processos importantes no dia a dia do negócio. A consultoria em melhoria contínua pode auxiliar na identificação e priorização desses gargalos.
- Mapear os processos identificados como críticos
Entender como os processos fluem entre os departamentos e como são realizados é fundamental para entender quais são as dificuldades enfrentadas e onde a digitalização faz sentido para, a partir de então, propor melhorias e entender as melhores soluções. A consultoria mapeamento de processos é essencial nessa etapa, garantindo um mapeamento preciso e detalhado dos processos.
- Padronizar os processos e definir as necessidades e requisitos de sistema
Ainda não é o momento para definir o sistema e implementá-lo. Caso identifique fragilidades no processo, é necessário primeiro corrigir o fluxo para evitar que os erros sejam apenas transferidos para o sistema. A consultoria de processos pode auxiliar na padronização e otimização dos processos antes da implementação do sistema.
- Avaliar as ferramentas disponíveis no mercado
Com a padronização do processo e definição do fluxo, é possível definir os requisitos necessários para atingir o resultado esperado da digitalização. Assim, chegou o momento para entender quais ferramentas do mercado atendem essas necessidades. Uma consultoria lean pode auxiliar na escolha da ferramenta mais adequada, considerando os princípios da melhoria contínua e eliminação de desperdícios.
- Implementar
Na implementação, é importante garantir que todos os requisitos estão corretos antes da liberação. Implantar um sistema do zero é mais fácil do que realizar grandes correções! A consultoria em processos industriais ou consultoria em processos produtivos pode ser útil para garantir uma implementação eficiente, especialmente em empresas com processos complexos.
- Treinar os usuários e suportar a equipe
Um bom treinamento é fundamental para atingir o sucesso da digitalização. Mudança é algo desconfortável; por isso, é necessário tempo para que as pessoas se adaptem à nova rotina. O acompanhamento após a aplicação é muito importante para garantir a efetividade do uso conforme estabelecido no momento da implantação.
Muitas empresas erram ao não prestar suporte aos usuários após os treinamentos, chegando até a retornar ao processo inicial por dificuldades com a ferramenta.
Portanto, uma empresa que não tem seus processos bem estruturados e padronizados ao implementar um novo sistema possivelmente não terá o resultado esperado, pois os problemas não foram solucionados, foram apenas transferidos para o meio digital. E se anteriormente ela não tinha nenhuma forma de controle, os problemas que eram camuflados agora se tornarão visíveis.
Contar com o suporte de uma consultoria especializada em processos durante todo o processo de digitalização é fundamental para garantir o sucesso da implementação e a obtenção dos resultados esperados.
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